Eine nicht gesendete Rechnung steht hier nur, solange ein Betrag offen oder überzahlt ist. Eine gesendete, aber unbezahlte Rechnung steht ebenfalls hier. Eine erfasste Zahlung entfernt eine vollständig bezahlte Rechnung aus der Liste; der fehlende Versand macht eine Rechnung nicht zur Bar-Rechnung.

Klicken Sie auf die überfällige Rechnung. Oben sehen Sie den Status: Ausgestellt, Überfällig mit der Zahl der Tage und die letzte Mahnstufe. Im Bereich Mahnungen stehen die bisherigen Mahnungen mit Datum, Frist, Gebühr und „Zu zahlen“, dazu PDF und „Erneut senden“. Der Button darunter nennt die nächste Stufe, zum Beispiel „2. Mahnung erstellen“.

Es öffnet sich das Fenster Mahnung erstellen. Wählen Sie die Mahnstufe: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung oder Letzte Mahnung. Neue Zahlungsfrist, Mahngebühr und Hinweistext sind schon ausgefüllt. Ist Direkt per E-Mail senden aktiviert, lautet der Button „Erstellen und per E-Mail senden“. Ohne Haken wählen Sie „Nur erstellen (PDF)“.

Hier erstellen Sie neue, einfachere Angebote und Rechnungen mit weniger Positionen.

Die Felder sind Auswahlfelder. Was in der Auswahl fehlt, legen Sie neu an, danach steht es zur Verfügung.

Hier steht zunächst das aktuell aktive Unternehmensprofil mit Anschrift und USt-IdNr. aus Ihren Eigendaten. Über die Liste wählen Sie ein anderes Profil, für das Sie Rechnungen ausstellen dürfen.

Klicken Sie auf Empfänger wählen. Suchen Sie im Suchfenster nach dem Empfänger, klicken Sie ihn an, und es geht weiter. Ist er noch nicht angelegt, klicken Sie auf + Neu anlegen. Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie einen vorhandenen Empfänger. Haben Sie den falschen erwischt, wählen Sie einfach einen anderen aus.

Darunter steht die Anschrift des Empfängers (siehe Bild 11). Hat sich die Adresse geändert oder soll an eine abweichende Adresse geliefert werden, zum Beispiel eine Lieferadresse, wählen Sie hier einfach die passende Anschrift aus.

Klappen Sie Weitere Angaben mit dem Pfeil auf. Dort stehen Projekt, Abteilung (z. Hd.), Leistungszeitraum, Dokumenttyp und Ansprechpartner. Schlagwörter erscheint, wenn Tags verfügbar sind.

• Projekt: Hinterlegen Sie hier die Projektnummer. Gerade für Großbaustellen und größere Projekte ist das ein sehr starkes Werkzeug, um den Überblick zu behalten.
• Dokumenttyp: Rechnung oder Angebot. Das Angebot hat in der digitalen Form besondere Funktionen.

Klicken Sie auf + Position hinzufügen und wählen Sie die Leistung aus. Tragen Sie Menge und Einzelpreis ein. Die Zeile und die Zusammenfassung rechts (Nettobetrag, MwSt., Gesamtbetrag) füllen sich von selbst. Alle Angaben zu einer Position stehen direkt in ihrer Zeile: Pos., Leistung, Datum (Leistungsdatum), Zeitraum, Menge, Einzelpreis und, wenn eingeblendet, Auftraggeber, Mitarbeiter vor Ort, Funktion, Einsatzort, Projekt, MwSt und Zeile. Ein Klick in eine Zelle öffnet die Eingabe.

Sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift. Mit Shift + Klick sortieren Sie zusätzlich nach einer weiteren Spalte.

Spalten: Über Spalten rechts über der Liste blenden Sie Spalten ein oder aus. Oben steht das Suchfeld „Spalte suchen…“, darunter die Listen Angezeigt und Ausgeblendet; am Griff ändern Sie die Reihenfolge. Mit + Spalte hinzufügen legen Sie im Fenster „Neue Spalte“ eine eigene Spalte an, etwa „Halle“ oder „Lieferant“. Eigene Spalten gelten für alle Rechnungen Ihrer Organisation; umbenennen und löschen können Sie sie in den Einstellungen unter Eigene Spalten.

Gruppieren: Über Gruppierung fassen Sie die Positionen nach einer Spalte zusammen, zum Beispiel nach Projekt, Mitarbeiter vor Ort oder einer eigenen Spalte; je nach Tarif auch in mehreren Ebenen. Jede Gruppe wird zu einer Karte mit Überschrift, Anzahl, Betrag und Zwischensumme. Über der Liste erscheint die Navigation: der Reiter Alle zeigt alles, jeder weitere Reiter eine Gruppe. Die Reiter lassen sich mit der Maus umsortieren; der Schalter rechts daneben klappt alle Gruppen ein oder aus. Mit + neben den Reitern legen Sie eine neue Gruppe an, mit + Position in … am Ende einer Karte eine Position direkt in dieser Gruppe.

Klicken Sie eine Position an, zeigt die Zeile über der Liste, in welcher Gruppe sie steht; über diesen Pfad wechseln Sie in eine Nachbargruppe oder legen eine neue an. Das Menü einer Gruppenkarte verschiebt die Gruppe nach oben oder unten; mit Gruppe … auflösen (X) bleiben die Positionen erhalten, verlieren aber den Wert dieser Spalte. Am Griff links ziehen Sie eine Gruppe an eine andere Stelle, sobald alle Gruppen eingeklappt sind; vorher heißt es „Zum Verschieben alle Gruppen einklappen“. Einzelne Positionen verschieben Sie nicht per Ziehen, sondern über ihr Menü: Position in andere Gruppe verschieben oder Position in neue Gruppe.

Zeilenmenü: Fahren Sie mit der Maus über eine Zeile, erscheinen rechts Position duplizieren, das Verschieben-Menü und Löschen.

Auch bei den Positionen steht Ihnen das Auswahlverfahren immer und überall zur Verfügung: bei der Leistung, beim Projekt, beim Auftraggeber und beim Mitarbeiter vor Ort. Sie wählen aus, und was fehlt, legen Sie direkt neu an.

Der blaue Button in der Zusammenfassung zeigt Ihnen, was noch fehlt, zum Beispiel „Allen Positionen eine Leistung zuweisen“. Sind alle Angaben vollständig, steht dort Rechnung ausstellen.

Stundenabrechnung: Wird eine Leistung nach Stunden abgerechnet, tragen Sie in der Spalte Zeitraum Beginn, Ende und Pause ein. Daraus berechnet das System die Stunden in der Spalte Menge und zeigt sie mit höchstens einer Nachkommastelle an, im Beispiel 08:00–17:00 mit 30 Minuten Pause gleich 8,5 Std. Bei Waren und anderen Einheiten bleibt der Zeitraum eine reine Angabe für die Rechnung; die Menge tragen Sie selbst ein.

Projekt pro Position: Blenden Sie die Spalte Projekt ein und wählen Sie ein Projekt aus. Fehlt es, geben Sie einen Namen ein und legen es direkt an; die Nummer vergibt das System automatisch. Eine eigene Nummer tragen Sie anschließend über das Stift-Symbol im Bearbeitungsfenster ein.

Dienstleistung oder Ware: In der Kartei unter Artikel legen Sie fest, ob eine Leistung als Dienstleistung oder als Ware gilt. Es zählt Ihre eigene Logik und Ihre Anforderung. Mietware kann zum Beispiel auch eine Dienstleistung sein.

Klicken Sie in der Menüleiste auf Bank und dann auf Transaktionen. Im Reiter Umsätze sehen Sie alle importierten Kontoumsätze, auch noch nicht zugeordnete. Daneben gibt es den Reiter Zuordnen (siehe unten).

Die Liste zeigt Datum, Empfänger oder Zahler, Verwendungszweck, Betrag und Status, zum Beispiel „Rechnung zugeordnet“, „Nicht zugeordnet“ oder „Ignoriert“. Über die Suche, die Konten und den Button Filter grenzen Sie die Anzeige ein. Mit Kontoauszug importieren lesen Sie Ihren Kontoauszug ein, der Import-Verlauf zeigt die bisherigen Importe.

Die Bankdaten kommen über Kontoauszug importieren. Den Button finden Sie unter Bank, Transaktionen, im Reiter Umsätze. Klicken Sie darauf und folgen Sie den Anweisungen im Fenster, so wie es Ihnen am liebsten ist.

Das Fenster zeigt das erwartete Format und bietet Hilfen an: Sie laden eine Excel-Vorlage herunter oder kopieren einen KI-Prompt, wenn der Export Ihrer Bank anders aussieht. Die Daten übergeben Sie als CSV- oder Excel-Datei (.xlsx, .xls, .xlsm, .xlsb; gelesen wird das erste Tabellenblatt) oder per Einfügen; jeder andere Export geht auch, die Spalten ordnen Sie dann im nächsten Schritt zu. Mit Vorschau prüfen Sie die Daten, mit Umsätze importieren lesen Sie sie ein. Im Import-Verlauf steht zu jedem Import das Format: CSV oder Excel-Arbeitsmappe.

Beim Import ordnen Sie im Auswahlfeld Bankkonto das Konto zu, zu dem die Kontodaten gehören. Ohne diese Zuordnung startet das Einlesen nicht.

Im Reiter Zuordnen stehen noch nicht zugeordnete Kontoumsätze. Die Kästchen, die Suche nach Empfänger/Zahler, Verwendungszweck oder Rechnungsnummer und der Filter Betrag helfen beim Buchen. Sichere Vorschläge können Sie über automatisch zuordnen gesammelt übernehmen.

In Masse buchen: Haken Sie die Kästchen an und klicken Sie oben auf Als Ausgaben buchen oder Als Einnahmen buchen. Mit Ignorieren lassen Sie Umsätze weg, mit Abbrechen heben Sie die Auswahl auf. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Umsätze betroffen sind. Die Filter (Alle, Einnahmen, Ausgaben und die Konten) grenzen die Anzeige ein.

Einzeln buchen: Bei passenden Vorschlägen zeigen Gutschriften Übernehmen, Belastungen für Lieferantenrechnungen Buchen …. Im Drei-Punkte-Menü finden Sie je nach Richtung „Rechnung zuordnen …“, „Betrag aufteilen …“, „Als Einnahme buchen“, „Als Ausgabe buchen“ und „Ignorieren“.

Im Reiter Buchungen stehen sonstige Einnahmen ohne Rechnung, zum Beispiel Einzahlungen auf das Konto oder Barzahlungen. Zeitraum und Summen oben gelten auch hier.

Mit + Buchung tragen Sie eine neue Einnahme ein. Über Suche, Filter und die Auswahl des Bankkontos finden Sie jede Buchung wieder.

Oben zeigen Kacheln Brutto, Netto und USt gesamt sowie die Zahl der Einträge. Steuerbuchungen stehen gesondert unter „Steuer & Finanzamt“. Sie sind nicht in den betrieblichen Summen enthalten und über „Steuerbuchungen anzeigen“ erreichbar.

Die Daten in diesem Bereich kommen von den eingelesenen Bankkonten (siehe Bank). Die Liste grenzen Sie mit Bankkonto, Zeitraum, Filter und Suche ein. Mit + Neu buchen Sie manuell.

Mit XML importieren öffnen Sie den Prüfdialog E-Rechnung importieren. Das System sucht den Lieferanten anhand der USt-IdNr.; fehlt er, können Sie Lieferant anlegen wählen. Prüfen Sie die Angaben und bestätigen Sie mit Rechnung importieren.

Unter Spesen erfassen und prüfen Sie Verpflegungspauschalen für auswärtige Einsätze. Die steuerliche Behandlung klären Sie mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung.

Aus Rechnungspositionen mit mindestens acht Stunden und einem auswärtigen Einsatzort erzeugt das System Vorschläge. Unter Vorschläge sehen Sie Datum, Person, Einsatzort, Stunden und Pauschale. Mit Übernehmen kommt ein Vorschlag in die Liste, mit Verwerfen lassen Sie ihn weg. Prüfen und bearbeiten Sie übernommene Angaben passend zum tatsächlichen Einsatz.

Mit + Neu tragen Sie Spesen manuell ein.

Dies ist keine Steuerberatung. Die endgültigen Werte klärt Ihre Buchhaltung bzw. Steuerberatung.

Klicken Sie unter Ausgaben auf Lieferantenrechnungen. Hier ist die Übersicht, auch der per XML eingelesenen Rechnungen (siehe „XML-Lieferantenrechnungen einlesen“). Mit Alle, Offen und Beglichen sowie der Suche grenzen Sie die Liste ein. Sie zeigt Rechnungsnummer, Lieferant, Projekt, Rechnungsdatum, Fälligkeit und den offenen Betrag.

Mit + Neue Lieferantenrechnung geben Sie eine Rechnung selbst ein, zum Beispiel bei Barzahlung.

Klicken Sie unter Kartei auf Partner. Hier ist die Übersicht Ihrer Partner. Mit Alle, Firmen, Personen und der Suche grenzen Sie die Liste ein. Sie zeigt Name, Zugehörigkeit (zu welcher Firma eine Person gehört) und Adresse.

Woher kommen die Daten? Einen Partner legen Sie mit + Neu, beim Erfassen eines neuen Rechnungskunden, über Lieferant anlegen im XML-Import oder über Als Firma übernehmen beim Bankabgleich an. Ein Import allein erzeugt keinen Partner.

Die Artikel sind das Warenwirtschaftssystem. Klicken Sie unter Kartei auf Artikel. Sie sehen Ihre Artikel mit Preis als Karten oder Tabelle. Über Suche, Filter und Kategorien grenzen Sie die Anzeige ein. Nur in der Tabellenansicht können Sie Artikel anhaken und Angebot erstellen wählen.

Artikel anlegen: Sie können Artikel manuell mit + Neu erfassen, beim Rechnungsschreiben anlegen oder importieren. Klicken Sie auf den sichtbaren Drei-Punkte-Button Weitere Aktionen und wählen Sie Importieren. Beim Import wählen Sie im Feld Lieferant, welchem Lieferanten die eingelesenen Artikel gehören.

Lieferant: Die Tabelle zeigt zu jedem Artikel den Lieferanten. Haken Sie mehrere Artikel an, erscheint eine Leiste für die Auswahl; dort weisen Sie mit Lieferant → Zuweisen allen markierten Artikeln denselben Lieferanten zu. Artikelnummern sind je Lieferant eindeutig; Artikel, deren Nummer beim Lieferanten schon vergeben ist, werden übersprungen.

Bei + Neu erfassen Sie den Artikel weiter: Im Reiter Allgemein wählen Sie Dienstleistung oder Ware, geben den Namen ein und legen unter Preis & Steuer Nettopreis, Einheit und USt.-Satz fest. Mit Speichern übernehmen Sie den Artikel.

Im Reiter Details stehen USt.-Kategorie, Kategorien, der Lieferant mit seiner Artikelnummer (Lieferant) und Notizen.

Die Kategorien sind das Tags-System und im Studio-Tarif enthalten. Klicken Sie unter Kartei auf Kategorien. Dort gibt es die Reiter Artikel, Adressen und Rechnungen. Mit + Kategorie legen Sie neue an.

Mit Tags haben Sie in den Artikeln weitere Suchoptionen und finden und verwalten effizienter. Je mehr Artikel Sie haben, desto mehr lohnt sich eine Tag-Struktur, besonders wenn verschiedene Firmen Gleiches anbieten, nur anders benannt. Wie Sie die Struktur gestalten, ist frei.

Im Studio-Tarif können Sie Tags einzeln oder gesammelt setzen, auch beim Import, Lieferanten zuordnen und bei Bedarf neu ordnen. Tags unterstützen Suche und Verwaltung beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen.

Im Feld Rechnungsnummernformat können Sie Ihre Initialen oder ein Kürzel einbauen, zum Beispiel R-ich, R-Test oder R-Muster. Aus dem Format R-Test-{year}-{seq:04d} macht das System Nummern wie R-Test-2025-0016 (siehe Bild 2). Jahr und laufende Nummer ergänzt es selbst.

Ihr Logo und Ihre persönliche Rechnungsnummer sind im PDF sichtbar, auch bei ZUGFeRD-Rechnungen (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Das gibt Ihren Rechnungen eine persönliche Note.